タスク管理の極意

こんにちは！ 



Infinity講師の中村涼太です。

いつもメルマガをお読み頂きありがとうございます。 


本日は、

『タスク管理の極意』

というテーマでお伝えしていきます。

セラピストのメルマガでタスク管理と言われて、
何だかピンとこないという人もいるかもしれませんが、

タスク管理はものすごく大切です！

なぜなら、

「余裕を持って患者さんとの時間に臨むマインドを整えることができるから」

になります。

普段から、忙しい中であると余裕ってなくなってしまいますよね。
変にイライラしてしまったり、つい時間を気にして目の前のことに集中できなくなってしまいます。

このような状態では、患者さんに価値ある施術の提供が難しくなってしまいます。

そうならないためにも、タスク管理をして、
常に余裕が持てる状態を創り出していく必要があります。

私自身も院の業務をしながら、このセミナー業務も兼用していますが、
その中で、常にタスク完了率は90%を維持できています。

今回はその秘訣をご紹介していきたいと思います。

これを読むことで、

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・タスクに振り回されることが減り、余裕が持てる
・どこタスクから取り組んでいくのか明確になる
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に繋がりますので、ぜひ続きをお読みください。

▼どこから手をつけるか

タスク管理での考え方として、
まずは優先順位の整理になります。

よく、縦軸が重要度、横軸が緊急度の４象限の図を用いて、
第２領域である、緊急でないが、重要なことから行っていきましょう。

と言うことがよく言われますが、
優先順位の整理としては良いと思いますが、タスク管理としては不十分だと思っています。

大切なのは、この第２領域の中のどこから取り組んでいくかといくことです。
第２領域からタスクを始めていたが、結局月末には緊急のタスクに追われて、
タスクが全く終わっていない。

こんな状況に置かれているスタッフをよく目の当たりにしています笑

そのため、優先順位を整理した上で、
ではどこからタスクを行なっていくのかを次に考えていく必要があります。

▼タスクをコントロールする余力を作る

では、どのようにすれば良いのかと言うと、
第２領域の中で、

第１領域となる、緊急度、重要度が高いタスクに

「最も移行しやすいものは何か」

という考えを持つことです。

例でお伝えすると、
私の院で振り分けられているタスクがあるのですが、

月ベースで考えたときに、1週目には第2領域のタスクはないことが基本です。
1週目に期限がある時点で既に第1領域に入ってしまっているからです。

そして、その前提の中でどこから手をつけていくのかというと、
私の場合は、期限を3、4週目に置いている第２領域のタスクから取り組むことにしています。

なぜならこれらのタスクが期限が迫ってくると、第１領域となり
後々、自分の首を閉めることになるからです。

上記の第２領域のタスクの期限を自分の中ではあえて、
1週間以上早く期限を設定しています。

そして、あらかじめタスクが終わっていることで、
先のタスク管理が楽になります。

さらに、タスクを組み立てるときには、
常に少しの余力を持たせておくことが大切です。

特に、私の場合、よく院やセミナーの緊急タスクが追加されることがあり、計画が崩れていくことがあるのですが、

既に月の第２領域のタスクが終わっていることと、10%程度の余力を持たせておいたおかげで、緊急のタスクにも即時に対応することが出来るようになっています。

このように、早くから第２領域に取り組み、
いかに第１領域まで持ち込まないようにするか

ということがタスク管理では大切です。

ぜひ一度あなたの日々のタスクを見直すきっかけにしていただけたらと思います。

では本日の内容は以上になります。 


本日も最後までお読み頂き、ありがとうございました。

中村　涼太 


P.S
先日はウェブセミナーへ多くの方が申し込みをしていただきありがとうございました。
ありがたいことに私たちが思っていたより多くの方が参加してくれたこともあり、
来月にも、また別の内容でウェブセミナーを開催していくことが決まりました！
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